ระบบบัตรคิว BeTask ทำงานอย่างไร

ในธุรกิจบริการที่มีลูกค้าเข้าออกตลอดทั้งวัน เวลารอคือประสบการณ์แรกที่ลูกค้าได้รับก่อนจะได้เจอบริการจริง ร้านที่ปล่อยให้ลูกค้ายืนต่อแถวโดยไม่รู้ว่าเหลืออีกกี่คิว มักเสียลูกค้าไปตั้งแต่ก่อนเริ่มให้บริการ

ระบบบัตรคิว จึงไม่ได้ทำหน้าที่แค่แจกหมายเลข แต่เป็นเครื่องมือจัดลำดับการให้บริการที่ทำให้ทั้งลูกค้าและพนักงานรู้ตรงกันว่าใครมาก่อน ใครมาหลัง และตอนนี้ถึงคิวไหนแล้ว

บทความนี้พาดูการทำงานจริงของระบบบัตรคิว BeTask ทีละขั้น ตั้งแต่จังหวะที่ลูกค้ารับบัตรคิว ไปจนถึงตอนที่ระบบประกาศเรียกคิวเข้ารับบริการ พร้อมรวมความสามารถทั้งหมดของระบบไว้ในที่เดียว

ระบบบัตรคิว BeTask ทำงาน 4 ขั้นตอน

ขั้นตอน
1. ลูกค้ารับบัตรคิว	ลูกค้าเลือกบริการที่ต้องการ แล้วรับบัตรคิวได้สองทาง คือกดจากตู้ Kiosk หน้าร้าน หรือกดผ่าน LINE OA ของร้าน
2. ระบบออกหมายเลขคิว	ตู้พิมพ์บัตรคิวที่มีหมายเลขคิว วันเวลา และ QR Code หรือส่งหมายเลขคิวให้ทาง LINE
3. ลูกค้าติดตามคิว	ลูกค้าสแกน QR Code บนบัตรเพื่อดูว่าเหลืออีกกี่คิวแบบเรียลไทม์ และรับการแจ้งเตือนผ่าน LINE
4. พนักงานเรียกคิว	หมายเลขคิวขึ้นบนจอแสดงผลพร้อมเสียงประกาศ เช่น ขอเชิญคิว A006 เข้ารับบริการ

จุดสำคัญอยู่ที่ขั้นตอนที่ 1 และ 3 เพราะเป็นสองจุดที่เปลี่ยนการรอคิวแบบเดิมให้กลายเป็นประสบการณ์ที่ลูกค้าควบคุมเองได้

ความสามารถของระบบบัตรคิว BeTask

ความสามารถ	ช่วยแก้ปัญหาอะไร
1. รับบัตรคิวได้ทั้งแบบ Online และ Offline	ลูกค้าที่ไม่ถนัดใช้มือถือยังรับบัตรกระดาษได้ ส่วนลูกค้าที่อยู่ระหว่างเดินทางก็กดคิวรอไว้ ก่อนได้
2. จำกัดระยะทางในการกดรับบัตรคิว	ป้องกันการกดคิวทิ้งไว้จากที่ไกล ซึ่งทำให้คิวเต็มแต่ไม่มีคนมารับบริการจริง
3. ตู้กดบัตรคิว	ไม่ต้องมีพนักงานยืนแจกบัตรคิวหน้าร้าน
4. หน้าจอแสดงผลคิว	ลูกค้าที่นั่งรอเห็นคิวปัจจุบันได้ชัดเจน ไม่ต้องเดินมาถาม
5. เช็คจำนวนคิวที่รออยู่แบบเรียลไทม์ผ่าน LINE OA	ลูกค้ารู้ว่าเหลืออีกกี่คิว จึงวางแผนเวลาของตัวเองได้
6. เปิดจองรับบัตรคิวล่วงหน้าข้ามวันได้	รองรับลูกค้าที่ต้องการล็อกคิวไว้ก่อน ไม่ใช่เฉพาะคิวภายในวัน
7. ตั้งจุดรับบัตรคิวได้	ร้านที่มีหลายจุดบริการหรือหลายสาขา แยกจุดรับคิวออกจากกันได้
8. กำหนดจำนวนคิวต่อบริการได้	ควบคุมไม่ให้บริการที่ใช้เวลานานถูกจองจนล้นในวันเดียว
9. กดเรียกคิวได้จากหลายอุปกรณ์	พนักงานเรียกคิวได้จากจุดที่ทำงานอยู่ ไม่ต้องเดินกลับมาที่เคาน์เตอร์
10. ใช้งานร่วมกับเครื่อง POS Sunmi ได้	ร้านที่ใช้ POS อยู่แล้วไม่ต้องเพิ่มอุปกรณ์ใหม่ทั้งชุด
11. ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel รายวัน	นำจำนวนคิวแต่ละวันไปวิเคราะห์ต่อ และใช้วางตารางพนักงานได้

รับบัตรคิวได้สองทาง ทั้งหน้าร้านและผ่าน LINE

ระบบบัตรคิวส่วนใหญ่บังคับให้ลูกค้าต้องมาถึงร้านก่อนจึงจะกดคิวได้ ซึ่งเป็นปัญหาสำหรับลูกค้าที่กำลังเดินทางมาและอยากรู้ว่าต้องรอนานแค่ไหน

ระบบของ BeTask เปิดให้รับบัตรคิวได้ทั้งสองทาง

• แบบ Offline ลูกค้ากดเลือกบริการที่ตู้ Kiosk หน้าร้าน แล้วรับบัตรคิวที่พิมพ์ออกมาทันที เหมาะกับลูกค้าที่ไม่สะดวกใช้มือถือ
• แบบ Online ลูกค้ากดรับบัตรคิวผ่าน LINE OA ของร้าน โดยไม่ต้องติดตั้งแอปพลิเคชันเพิ่ม

ฟีเจอร์ที่ช่วยร้านมากที่สุดในกลุ่มนี้คือการจำกัดระยะทาง ร้านกำหนดได้ว่าลูกค้าต้องอยู่ในรัศมีเท่าไรจึงจะกดรับคิวได้ ช่วยป้องกันปัญหาที่พบบ่อยในระบบคิวออนไลน์ คือลูกค้ากดคิวทิ้งไว้ตั้งแต่อยู่บ้าน ทำให้คิวเต็มแต่หน้าร้านกลับว่าง

QR Code บนบัตรคิว ตัวเชื่อมบัตรกระดาษกับมือถือลูกค้า

บัตรคิวแบบเดิมมีข้อจำกัดอยู่อย่างเดียว คือลูกค้าต้องยืนรอในจุดที่มองเห็นจอ ไม่เช่นนั้นจะพลาดคิวของตัวเอง

บัตรคิวของ BeTask จึงมี QR Code พิมพ์อยู่บนบัตร เมื่อลูกค้าสแกนด้วยกล้องมือถือ สถานะคิวจะย้ายไปอยู่บน LINE ทำให้

• ลูกค้าเห็นว่าเหลืออีกกี่คิวแบบเรียลไทม์ จึงเดินไปทำธุระอย่างอื่นระหว่างรอได้
• ลูกค้าได้รับการแจ้งเตือนผ่าน LINE โดยไม่ต้องติดตั้งแอปพลิเคชันเพิ่ม
• พนักงานไม่ต้องตอบคำถามเรื่องคิวซ้ำตลอดวัน

ส่วนลูกค้าที่ไม่สะดวกสแกนก็ยังใช้บริการได้ตามปกติ เพราะบัตรที่พิมพ์ออกมามีหมายเลขคิวอยู่แล้ว การสแกนเป็นทางเลือกเพิ่ม ไม่ใช่เงื่อนไขบังคับ

จอแสดงคิวและการเรียกคิว

เมื่อพนักงานพร้อมให้บริการรายถัดไป หมายเลขคิวจะขึ้นบนจอพร้อมเสียงประกาศ เช่น ขอเชิญคิว A006 เข้ารับบริการ ลูกค้าที่นั่งรออยู่จึงรับรู้ได้ทั้งจากการมองและการฟัง

สิ่งที่ทำให้การเรียกคิวยืดหยุ่นกว่าระบบทั่วไปคือ พนักงานกดเรียกคิวได้จากคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์มือถือ จึงไม่จำเป็นต้องมีเครื่องกดเรียกคิวเฉพาะทางติดตั้งไว้ที่เคาน์เตอร์เพียงจุดเดียว

ปัญหาที่ระบบคิวส่วนใหญ่แก้ไม่ได้คือ เมื่อเปิดให้จองแล้วคิวจะถูกจองจนเต็มโดยไม่สนใจว่าร้านรับไหวหรือไม่ โดยเฉพาะบริการที่ใช้เวลานานต่อราย

ระบบของ BeTask มีสองส่วนที่ช่วยควบคุมเรื่องนี้

• กำหนดจำนวนคิวต่อบริการ ร้านตั้งเพดานได้ว่าบริการใดรับได้สูงสุดกี่คิวต่อวัน เมื่อถึงจำนวนที่ตั้งไว้ ระบบจะไม่เปิดให้กดคิวบริการนั้นเพิ่ม
• ตั้งจุดรับบัตรคิวได้ ร้านที่มีหลายจุดบริการหรือหลายสาขา แยกคิวของแต่ละจุดออกจากกันได้ ไม่ปนกันจนสับสน

เมื่อรวมกับการเปิดจองล่วงหน้าข้ามวัน ร้านจึงวางแผนกำลังคนของวันพรุ่งนี้ได้จากจำนวนคิวที่ถูกจองไว้แล้ว แทนที่จะรอดูหน้างานอย่างเดียว

ข้อมูลคิวรายวันที่นำไปใช้ต่อได้

ทุกคิวที่เกิดขึ้นในระบบถูกบันทึกไว้ และส่งออกเป็นไฟล์ Excel รายวันได้ ข้อมูลชุดนี้ใช้ตอบคำถามที่ร้านส่วนใหญ่ตอบไม่ได้

• วันไหนของสัปดาห์มีลูกค้ามากที่สุด
• บริการใดถูกเลือกบ่อยที่สุด และควรเพิ่มคนรองรับหรือไม่
• จุดรับคิวจุดไหนมีลูกค้าหนาแน่นกว่าจุดอื่น

คำตอบเหล่านี้คือข้อมูลตั้งต้นของการจัดตารางเข้างานพนักงาน เพราะทำให้รู้ว่าควรเพิ่มคนช่วงเวลาใด แทนการจัดตารางจากความรู้สึก

ธุรกิจแบบไหนที่เหมาะกับระบบบัตรคิว

ประเภทธุรกิจ	เหตุผลที่เหมาะ
คลินิกและสถานพยาบาล	มีหลายแผนก และเวลาให้บริการต่อรายไม่เท่ากัน
ร้านนวดและสปา	ลูกค้ารอคิวนาน และมักต้องการทราบเวลาที่แน่นอน
ศูนย์บริการรถยนต์	ลูกค้าฝากรถแล้วออกไปทำธุระ ต้องการการแจ้งเตือนเมื่อถึงคิว
ร้านอาหารที่มีคิวหน้าร้าน	ช่วงพีคมีลูกค้ารอพร้อมกันจำนวนมาก และมักใช้ POS อยู่แล้ว
สำนักงานบริการและจุดรับเรื่อง	ต้องแยกประเภทเรื่องที่มาติดต่อและแยกจุดรับคิวให้ชัดเจน

ในทางกลับกัน ร้านขนาดเล็กที่ลูกค้าไม่เกิน 10 รายต่อชั่วโมง และมีพนักงานให้บริการเพียงคนเดียว ยังไม่จำเป็นต้องติดตั้งตู้ Kiosk การเริ่มจากการรับคิวผ่าน LINE OA อย่างเดียวก็เพียงพอแล้ว

 

ระบบบัตรคิวที่ดีทำให้ลูกค้ารู้ว่าเหลืออีกกี่คิว และทำให้ร้านรู้ว่าควรเตรียมคนไว้เท่าไรในวันถัดไป ระบบบัตรคิวของ BeTask ครอบคลุมตั้งแต่จุดที่ลูกค้ารับคิว ทั้งจากตู้ Kiosk และผ่าน LINE OA การติดตามคิวแบบเรียลไทม์ การเรียกคิวจากอุปกรณ์ใดก็ได้ ไปจนถึงการส่งออกข้อมูลรายวันมาใช้วางแผน เมื่อทุกส่วนอยู่ในระบบเดียวกัน การรอคิวจะไม่ใช่ปัญหาของหน้าร้านอีกต่อไป

คำถามที่พบบ่อย

ลูกค้ากดรับบัตรคิวจากที่บ้านได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับที่ร้านตั้งค่าไว้ ระบบมีฟีเจอร์จำกัดระยะทางในการกดรับบัตรคิว ร้านจึงกำหนดได้ว่าลูกค้าต้องอยู่ในรัศมีเท่าไรจึงจะกดคิวได้ ช่วยป้องกันปัญหาคิวเต็มแต่ไม่มีคนมารับบริการจริง

ลูกค้าต้องติดตั้งแอปพลิเคชันเพิ่มหรือไม่

ไม่ต้อง ลูกค้ารับบัตรคิวและเช็คจำนวนคิวที่รออยู่ได้ผ่าน LINE OA ของร้าน หรือสแกน QR Code บนบัตรคิวที่พิมพ์จากตู้ โดยใช้ LINE ที่มีอยู่แล้ว

ถ้าลูกค้าไม่มีมือถือ ยังใช้ระบบได้หรือไม่

ได้ตามปกติ เพราะระบบรองรับการรับบัตรคิวแบบ Offline คือพิมพ์บัตรกระดาษจากตู้ Kiosk ซึ่งมีหมายเลขคิวระบุชัดเจน ลูกค้ารอดูจากจอแสดงคิวและฟังเสียงประกาศได้เหมือนเดิม

ระบบใช้ร่วมกับเครื่อง POS ที่ร้านมีอยู่ได้หรือไม่

ระบบรองรับการใช้งานร่วมกับเครื่อง POS Sunmi ร้านที่ใช้เครื่องรุ่นนี้อยู่แล้วจึงไม่ต้องลงทุนอุปกรณ์ใหม่ทั้งชุด หากใช้ POS ยี่ห้ออื่น แนะนำให้สอบถามทีมงานก่อนติดตั้ง

เปิดให้ลูกค้าจองคิวล่วงหน้าข้ามวันได้หรือไม่

ได้ ระบบรองรับการเปิดจองรับบัตรคิวล่วงหน้าที่ไม่ใช่เฉพาะภายในวัน และร้านกำหนดจำนวนคิวต่อบริการได้ด้วย จึงควบคุมได้ว่าแต่ละวันจะรับคิวของบริการใดสูงสุดเท่าไร

ดูข้อมูลย้อนหลังได้หรือไม่

ได้ ระบบส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel รายวัน ร้านนำไปดูได้ว่าวันใดมีคิวมากที่สุด บริการใดถูกเลือกบ่อย และจุดรับคิวใดหนาแน่นกว่าจุดอื่น เพื่อใช้วางแผนกำลังคนในรอบถัดไป

---